Banyak organisasi telah bereksperimen dengan atau bahkan menskalakan kemampuan agile values (kegesitan) sebelum wabah virus Covid-19. Akan tetapi, tidak ada yang siap untuk perubahan mendadak gesit dari jarak jauh.
Bekerja dari jarak jauh telah mengubah tenaga kerja global. Pada 2019, Gallup mensurvei ribuan insan perusahaan dan menemukan bahwa hanya 36% insan perusahaan di Inggris Raya dan Prancis yang merasa perusahaan mereka memiliki pola pikir yang gesit.
Satu tahun kemudian, selama Covid-19, turun menjadi 26% di Inggris dan 28% di Prancis. Jelas, organisasi dengan insan perusahaan yang bekerja jarak jauh sedang berjuang untuk menjaga prinsip-prinsip gesit tetap hidup dan masalah yang meningkat seperti halnya proporsi insan perusahaan yang bekerja jarak jauh. Sebuah survei baru-baru ini menunjukkan bahwa 65% insan perusahaan Inggris bekerja dari rumah, dibandingkan dengan 59% di Prancis.
Pola pikir gesit adalah prasyarat dari praktik yang memungkinkan organisasi yang berpusat pada pelanggan untuk beralih dengan cepat ke pasar produk dan solusi baru berdasarkan kebutuhan pelanggan yang selalu berubah untuk menjadi benar-benar gesit.
Biasanya, tim yang gesit bekerja di "ruang perang" dengan interaksi langsung yang berkelanjutan, menciptakan bersama, dan berkomunikasi di tempat. Ruang perang mendorong keterlibatan dan memungkinkan lingkungan kerja yang sangat produktif, secara alami meningkatkan kemungkinan umpan balik yang tepat waktu dan Gallup menemukan bahwa insan perusahaan dalam tim yang gesit dua kali lebih mungkin dibandingkan orang lain untuk mengatakan bahwa mereka menerima umpan balik dari supervisor mereka setiap hari atau beberapa kali seminggu.
Akibat adanya pandemic Covid-19, ruang perang pun ditutup. Kondisi itu memaksa cara baru dalam melakukan pekerjaan, yaitu gesit jarak jauh, di mana tim harus menyelamatkan manfaat dari struktur tim yang gesit (seperti produktivitas dan keterlibatan insan perusahaan) tanpa memanfaatkan kedekatan fisik.
Hal itu bisa dilakukan, tetapi membutuhkan fokus dengan memaksimalkan penggunaan alat kolaborasi virtual untuk tim jarak jauh: Tim tangkas efisien dan produktif karena mereka "berbicara dalam bahasa yang sama" dan menggunakan alat dan alur kerja yang memungkinkan pekerjaan terbaik mereka. Memindahkan tim ini ke jarak jauh berisiko mengganggu aliran mereka dan memaksa mereka meninggalkan alat mereka.
Untuk menghindari hal ini, organisasi yang beralih ke gesit jarak jauh harus sengaja memilih portofolio alat yang mereplikasi lingkungan kerja tatap muka sedekat mungkin. Misalnya, papan monitor direplikasi secara virtual dan mengelola backlog dengan sama baiknya.
Sebagai alternatif, alat seperti Mural Online sangat bagus untuk menciptakan kembali rasa kolaborasi fisik waktu nyata. Menyulap berbagai alat mungkin tampak sulit, tetapi satu alat tidak mungkin mencapai apa yang disebut "pekerjaan yang harus diselesaikan".
Gallup telah menemukan bahwa insan perusahaan dalam tim gesit dua kali lebih mungkin dibandingkan yang lain untuk mengatakan bahwa mereka menerima umpan balik dari supervisor mereka setiap hari atau beberapa kali seminggu.
Terlepas dari lingkungannya, tim gesit harus berpegang pada ritual gesit dasar, seperti retrospektif sprint dan stand-up harian, untuk mencegah lingkungan kerja mereka menghalangi keefektifan mereka dan untuk membantu melibatkan insan perusahaan.
Tim kerja yang inovatif harus dapat menemukan cara untuk mengubah ritual mereka ke cara baru untuk bekerja jarak jauh, walau pun memungkinkan ritual terkikis karena lingkungan kerja jarak jauh yang tidak berfungsi akan melihat disiplin dan keterlibatan yang menjadi ciri tim gesit berkinerja tinggi memudar seiring waktu.
Untuk itu harus dibangun kepercayaan di lingkungan kerja jarak jauh. Tim gesit yang terbiasa bekerja bersama secara langsung, mewujudkan kolaborasi yang kuat. Kerja jarak jauh dapat dengan cepat menyebabkan dinamika tim - dan produktivitas yang dihasilkannya - memburuk dengan cepat. Penelitian Gallup menunjukkan bahwa persahabatan antar insan perusahan penting untuk produktivitas perusahaan, dan terutama berlaku untuk tim yang gesit.
Dengan tidak adanya "tabrakan" tradisional, pertemuan pribadi yang tidak disengaja yang memicu hubungan insan perusahaan, maka para pemimpin harus lebih berniat merancang interaksi tim mereka.
Misalnya, pemimpin dapat mendorong anggota tim untuk menjadwalkan "hubungan cepat" lima menit tertentu dengan kolega sepanjang minggu, atau mereka dapat menjadwalkan aktivitas tim reguler seperti happy hour virtual. Hal terpenting adalah memfasilitasi interaksi manusia yang teratur dan sehat di lingkungan baru yang terpencil.
Salah satu manfaat utama dari tim yang gesit adalah mereka sering terlibat dengan pelanggan dan menerjemahkan masukan mereka menjadi peningkatan bertahap, dengan cepat. Jarak sosial menempatkan tim yang sangat bergantung pada pengujian produk fisik atau kelompok fokus tatap muka pada kerugian nyata, sehingga mereka harus menemukan cara untuk meningkatkan nilai dari setiap interaksi.
Memang, mereka harus merancang setiap titik kontak sebagai peluang untuk menciptakan hubungan emosional dengan pelanggan - karena pelanggan yang terlibat sepenuhnya mendapatkan tambahan 23% pendapatan (studi Gallup).
Namun, peluang tersebut tidak dapat membiarkan jarak membahayakan validasi hipotesis dan kualitas wawasan. Tim mungkin perlu memikirkan kembali bagaimana mereka memfasilitasi grup fokus untuk memanfaatkan manfaat online sambil mengurangi kerugiannya.
Mengurangi ukuran grup dan menggunakan alat seperti polling pada saat itu atau perangkat lunak kolaborasi lainnya dapat menambah hubungan emosional yang dirasakan pelanggan.
Namun tidaklah mungkin untuk memprediksi seperti apa tatanan normal pasca pandemi Covid-19 nantinya, tetapi banyak organisasi berharap ini akan menampilkan lebih sedikit interaksi secara langsung. Barclays - bank global Inggris dengan lebih dari 80.000 karyawan - baru-baru ini mengklaim bahwa menempatkan ribuan orang dalam satu gedung mungkin sudah ketinggalan zaman.
Ketidakpastian akan tetap tinggi di masa mendatang, dan organisasi perlu mengadopsi dan mengukur agile values lebih cepat daripada sebelumnya. Pemimpin dan manajer yang cerdas akan meniru (dan dalam beberapa kasus meningkatkan) manfaat dari kerja sama yang gesit saat beroperasi dan bekerja dari jarak jauh.
Mereka adalah pemimpin masa depan yang akan membuktikan nilai memiliki pola pikir yang benar-benar gesit di mana pun tim bekerja, atau bagaimana pun caranya.
Penulis,
Merza Gamal
Author of Change Management & Cultural Transformation
Former AVP Corporate Culture at Biggest Bank Syariah
.